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- Cahier des charges de saisie d'inventaire de musée :: cahier de charges
Apercu : L'administration ne dispose pas toujours des moyens en personnel et en matériel propres pour la réalisation de prestations de numérisation ou de saisie. En effet, aucune opération ne peut être lancée sans couverture financière préalable. La saisie des inventaires est un moyen et non une fin en soi. Plusieurs finalités peuvent se combiner, par exemple la préservation des inventaires et la consultation de substituts numériques, éventuellement en ligne. Plusieurs finalités, apparemment contradictoires, peuvent cohabiter dans un même établissement. Le choix de telle ou telle option est alors fonction des nécessités. Elle permet de définir des priorités. En règle générale, la préférence doit être donnée à la solution qui allie préservation des documents et économie du projet. La société peut ne pas être familière du monde des musées ou ne pas connaître le fonctionnement particulier de votre établissement. Celui-ci fixe les dispositions administratives. Il donne les règles et reste assez général pour englober les différents types de saisie. Il peut donc convenir à différents établissements. Mode de récupération des données saisies (sous forme de fichiers ou cédéroms, etc. Transport : dites qui assume la responsabilité du transport et du stockage, ainsi que le montant des frais en cas de pertes ou destruction. Modalités de contrôle de la prestation : faites référence aux prescriptions détaillées dans le cahier des clauses techniques (cf plus bas), indiquez en outre le lieu, la forme et le délai du rendu de la décision (ajournement ou acceptation). Le transfert de propriété est effectif dès acceptation de la prestation par le musée. La décision de résiliation doit préciser que cette dernière est aux torts du prestataire. Les prestations pourront être poursuivies avec un autre prestataire choisi par le musée aux frais du premier prestataire. Restitution des documents en cas de résiliation : prévoir les conditions (délais) de restitution des documents confiés au prestataire. Il ne fait pas double emploi avec le cahier des clauses administratives mais le complète. Privilégiez la saisie par lots homogènes de documents (présentant les mêmes contraintes de saisie). Vos exigences pour la saisie et le reformatage des documents : moins la saisie est littérale et plus le coût sera élevé. Ce pourcentage varie en fonction de la lisibilité du document source. Conditions de transport des documents. Sachez que le tableur permet des utilisations variées, et facilitera notamment la réintégration dans la base de données du musée. Choisissez de préférence des noms signifiants, autres que lot 1, lot 2, etc. Par exemple : registre inventaire 1835, fichier estampes 1, etc. Ces critères doivent être connus des entreprises évaluées. Un protocole de transport et stockage des documents permet de préciser des éléments du cahier des charges en fonction des accords passés avec la société choisie. Le cahier des clauses techniques, auquel se réferera le prestataire tout au long du traitement des documents, pourra être recadré si nécessaire. La société peut rédiger le cahier de spécifications, que le client doit valider avant que le travail ne commence. Des listes de vocabulaire (noms propres, termes techniques. Si vous ne pouvez assurer ce suivi au fil de la saisie, vous pouvez convenir avec la société que vous vous chargerez vous-mêmes du traitement des doutes et des anomalies à la livraison des notices saisies. Le format est-il toujours le même ? Fragilité du document implique un conditionnement et une manipulation particuliers ; elle peut aussi en empêcher le transport dans les locaux du prestataire. Il faudra numériser les deux côtés pour la saisie ! Conditionnées en pochettes (format ? Incidences sur le conditionnement, la manipulation, voire le transport. Cela peut servir de base à la saisie et éviter le transport des originaux. Cette sauvegarde possède-t-elle la même fiabilité informative que les originaux ? Les notes sont-elles à saisir ? Une mauvaise lisibilité ralentit la saisie et en majore les coûts. Une écriture dense majore le nombre moyen de caractères par page sur lequel des coûts peuvent être calculés. Cela implique une manipulation pour la numérisation et la saisie, voire un conditionnement particulier. Un document annexe agrafé peut cacher le texte de la fiche à saisir : besoin de les dissocier au préalable. Risque de perte ou de déclassement à évaluer. Tous les éléments susvisés rendent-ils possible le transport des documents originaux hors du musée vers les locaux du prestataire ? Sinon, quel moyen de copie adopter et qui y procède ? Sinon, faut-il envisager une saisie sur site ? Les cahiers des charges déterminent les conditions dans lesquelles les marchés sont exécutés. Ils comprennent des documents généraux et des documents particuliers. La personne responsable du marché décide de faire ou non référence à ces documents. Ce sont les stipulations qui donnent une description précise des prestations à réaliser et permettent à la personne responsable de suivre le déroulement du marché et la bonne exécution de ces prestations. Unimarc ou autre, 18 colonnes. Après un premier programme de préstructuration (les points de repères sont fournis dans le cahier de spécifications), les fiches posant problème sont traitées une à une par un opérateur.
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